Dans l’économie numérisée d’aujourd’hui, la rapidité et la commodité sont essentielles. Les tâches qui prenaient auparavant des jours, voire des semaines, peuvent désormais être effectuées en quelques secondes. Le courrier électronique est un exemple évident, où des lettres peuvent être envoyées en un clic de souris partout dans le monde. Cependant, à l'ère du numérique, l'automatisation des processus métier est devenue de plus en plus sophistiquée.
L'art d'automatiser les processus d’affaires se résume à la gestion des données, qui est le carburant de l'économie numérique. La maîtrise des données peut s'avérer être la différence entre le succès et l'échec, et l'utilisation de la bonne solution de gestion des API peut aider les entreprises à se tourner vers la première. Dans cet article, nous détaillerons exactement comment.
Automatisation des processus d’affaires
Le terme décrit les processus que les entreprises doivent adopter pour subir une transformation numérique. En effet, c'est une façon de penser et résume la démarche d'une entreprise. L'automatisation peut être appliquée à n'importe quel aspect des opérations, qu'il s'agisse de vente, de marketing, de comptabilité ou de fabrication. Le glossaire Gartner le décrit comme suit:
« L'automatisation des processus d’affaires (BPA) est définie comme l'automatisation de processus d’affaires complexes et de fonctions allant au-delà des activités conventionnelles de manipulation des données et de tenue de registres, généralement grâce à l'utilisation de technologies avancées. Elle se concentre sur les efforts d'automatisation de type « gérer l'entreprise » plutôt que de « compter l'entreprise » et traite souvent des processus de base, essentiels à la mission et axés sur les événements. Le BPA aide généralement les travailleurs du savoir d’une entreprise à satisfaire les besoins de ses nombreux clients. »
L'accent mis sur « diriger l'entreprise» est essentiel. Cela signifie que pour maximiser les avantages du BPA, les entreprises doivent laisser le processus transformer complètement l'entreprise plutôt que d'en devenir simplement une caractéristique. En substance, le BPA conduit les entreprises à:
- Transformation numérique
Prendre des mesures pour automatiser les processus d’affaires clés est un ticket rapide pour la transformation numérique. Cela devrait être l'objectif global de toutes les entreprises du XXIe siècle, car les données et les informations en temps réel prévalent. - Opérations standardisées:
L'un des principaux avantages des processus numérisés est qu'ils peuvent tous être enregistrés et répétés automatiquement, ce qui représente une opportunité d'augmenter l'efficacité. Même lorsqu'une intervention humaine est requise, le même processus peut toujours être répété avec la même productivité, quel que soit le responsable de son exécution. - Clarté
Avec des opérations standardisées en place, il y aura une plus grande clarté sur les employés et les processus des autres parties prenantes. À son tour, cela conduira à des équipes plus performantes qui savent ce qu'elles doivent faire et correspondent aux attentes.
- Entreprise simplifiée
En réunissant les trois facteurs précédents, il en résulterait alors une entreprise simplifiée, avec des processus automatisés et intégrés tout en atteignant la maturité numérique. Une entreprise entièrement numérisée soutenue par une solide gestion des données et une approche BPA est bien placée pour croître et prospérer à l'ère numérique.
En adoptant la philosophie BPA et en la plaçant au cœur des opérations, les entreprises serviront mieux leurs clients et travailleront plus efficacement avec leurs partenaires.
Comment le BPA moule-t-il une entreprise
Comme Gartner l'a laissé entendre, pour utiliser pleinement le BPA, les entreprises doivent le traiter comme la pierre angulaire de leur stratégie commerciale. Lorsqu'il est déployé et utilisé de la bonne manière, le BPA peut avoir un impact positif sur chaque élément d'une entreprise. Voici trois exemples du fonctionnement de l'automatisation dans des situations réelles:
- Ressources humaines:
L'intégration de nouveaux employés est l'un des défis les plus négligés pour les entreprises en croissance. Le processus enlève naturellement des ressources généralement engagées dans des tâches spécifiques à mesure que les nouvelles recrues se mettent à niveau et s'installent dans leurs rôles. Bien que l'automatisation ne remplacera pas complètement l'élément humain, elle peut être utilisée pour simplifier le processus.
Par exemple, le processus peut être standardisé et fixé à un calendrier automatisé, complété par des programmes et des formulaires de formation livrés automatiquement. Les mentors et les supérieurs hiérarchiques peuvent également suivre les progrès, planifier leurs propres horaires autour du processus d'intégration et minimiser les perturbations.
- Gestion des ventes:
Pour dire l'évidence, la gestion des ventes est essentielle pour toute entreprise. Cependant, les processus impliqués peuvent être étonnamment complexes, car les entreprises utilisent différents systèmes pour la génération de clients potentiels, le CRM et la gestion financière.
Cela se voit dans l'utilisation de SalesForce pour les capacités CRM et de NetSuite pour les solutions comptables et ERP. En adoptant l'approche BPA, les entreprises peuvent utiliser une solution de gestion des API avancée pour intégrer les deux plateformes afin de simplifier et d'automatiser le processus de vente. - Gestion des opérations:
À un niveau plus général, la gestion des opérations est un élément crucial pour les entreprises prospères. Les projets et les opérations impliquent souvent plusieurs parties prenantes dans différentes équipes, et le suivi des progrès est essentiel.
Adopter le BPA permettra aux entreprises de suivre les progrès avec une visibilité en temps réel et des mises à jour automatiques. Un exemple classique est la logistique et le mouvement des produits. L'utilisation de logiciels tels que la solution de gestion d'entrepôt SmartTurn permet aux entreprises de suivre les articles, de configurer des alertes de réapprovisionnement automatiques et de s'assurer que les produits sont livrés aux bonnes destinations.
Ce ne sont que trois exemples de BPA au travail dans des situations réelles. La clé est de mettre en œuvre de manière proactive la stratégie afin d'atteindre la maturité numérique qui met en place une entreprise pour l'ère numérique. Grâce à l'utilisation des dernières technologies et à l'assimilation des employés, les entreprises ont la possibilité d'acquérir un avantage concurrentiel.
Utilisation du logiciel de gestion des API
La transformation numérique des entreprises doit être gérée avec une structure et une planification minutieuse, implantée par étapes et gérée par une équipe dédiée. Une fois l'automatisation des processus terminée, les entreprises peuvent utiliser une solution de gestion des API pour intégrer les flux de données et synchroniser les processus.
En utilisant une solution API, les équipes pourront gérer les données de plusieurs sources sur une plateforme unique, sécurisée et accessible. Ce qui aide les entreprises à surmonter les défis de gestion des données, tels que le formatage, les doublons et le filtrage des erreurs.
Un logiciel comme le Universal Adapter permet aux entreprises de cartographier les données et de connecter des silos de données à partir de différents programmes, ce qui permet d'économiser beaucoup de temps et de coûts, car le processus est effectué automatiquement à l'aide de la technologie en nuage. À leur tour, de multiples processus d’affaires deviennent plus simplifiés et plus efficaces, le temps de générer des revenus étant considérablement réduit et la satisfaction des clients augmentée.
Fondation pour la transformation numérique
L'objectif général du BPA est de numériser les entreprises grâce à l'utilisation de la technologie pour automatiser les processus clés. Alors que l'ère de « l'Internet des Objets (IoT) » s'installe, le rôle des données et du numérique deviendra de plus en plus critique. Les entreprises qui adoptent le BPA aujourd'hui seront celles qui prospéreront dans la future économie.
Dans certains secteurs, le BPA a déjà atteint l'étape suivante - l'automatisation robotique des processus (RPA), qui décrit efficacement l'automatisation des processus mise à jour en temps réel. Il utilise l'Intelligence Artificielle (IA) pour effectuer des tâches répétitives avec une contribution humaine minimale, ce qui permet à des professionnels tels que les chefs de l’information et d'autres dirigeants de se concentrer sur un travail ayant une plus grande valeur.
Les progrès de la RPA illustrent la vitesse à laquelle la technologie évolue et le défi pour les entreprises de la suivre. Les entreprises numérisées sont les mieux placées pour relever ces défis et profiter des opportunités.
